Općina Novo Sarajevo pokrenula je javnu nabavku za potpunu digitalizaciju Općine, tačnije za nabavku softvera digitalne arhive, digitalizacije arhivske građe i sistema upravljanja dokumentima (document management system – DMS) čija je vrijednost 349.999 KM.
Tendersku dokumentaciju je radi pripreme ponude preuzela i firma Gama System BH d.o.o. Sarajevo i podnijela žalbu na istu zbog pogrešne primjene Zakona o javnim nabavkama BiH.
Kako navode, ugovorni organ je tendersku dokumentaciju pripremio ne poštujući osnovne principe ZJN BiH, diskriminatorno, netransparentno, postavljajući uslove koji onemogućuju jednak tretman i nediskriminaciju potencijalnih ponuđača.
ŠTA JE SPORNO
“Nova tenderska dokumentacija od 06.12.2022 godine je po mnogo čemu diskriminatorna. Spojeno je nekoliko nabavki u jednu: fizičko arhiviranje dokumenata, DMS sa modulima, cloud infrastruktura, održavanje računara, što samo po sebi nije u skladu sa članom 99 i 101 ZJN BiH”, navode u žalbi.
Ipak, ono što smatraju da je najviše sporno u ovom postupku je što Općina nabavlja nešto što već ima i što su prije dvije godine instalirale firme Fixit d.o.o. i Gama System d.o.o.
“Sve što sada traže u novom DMS sistemu imaju već u postojećem koji je trajno vlasništvo Općine Novo Sarajevo. U ovom sada procesu je riječ o iznajmljivanju softvera. Da su pregledali tu tendersku i usporedili sa onim što sada traže, vidjeli bi da nema nikakve razlike u zahtjevu, osim što je sada cloud verzija, što može i postojeći DMS, i što je sada godišnja pretplata, a postojeći je trajna licenca, bez godišnje preplate. Naravno, ne zanemarimo da je ovaj koji je trenutno u upotrebi koštao oko 70.000,00 KM sa PDV-om“, kaže za Akta.ba Adel Mešić, direktor Gama System.
Podsjeća da su 08.08.2019. godine za vrijeme mandata bivšeg načelnika Nedžada Koldže zaključili ugovor o nabavci softvera za dokument menagment, elektronsku biblioteku, arhivsko poslovanje i ovjeru dokumenata, te posjeduju zapisnik o završetku implementacije ugovora u kojem se konstatuje da je implementacije sistema Gama System eDocs5, uspješno završena te da produkcijska verzija DMS-a počinje sa danom 03.01.2020. godine.
“U to vrijeme naš posrednik u prodaji softverskog rješenja Gama System eDocs5, je bila firma koja je i dobila pomenuti tender, firma Fixit d.o.o. iz Sarajeva. Sa otvaranjem firme Gama System BH na tržištu BiH, sve obaveze proistekle od prethodnih implementacija uključujući i održavanje sistema je preuzela firma Gama System BH za šta imamo urednu i valjanu dokumentaciju”, dodaje Mešić.
KUPLJENO 168 TRAJNIH LICENCI SOFTVERA
Naglašava da je u sklopu te implementacije kao i u naknadnom dokupu, ukupno kupljeno 168 trajnih licenci softvera digitalne arhive, digitalizacije arhivske građe i sistema upravljanja dokumentima i da je Općina Novo Sarajevo njihov trajni vlasnik.
U sklopu ove implementacije je urađena i obuka svih uposlenika Ugovornog organa, definirano je i implementirano preko 90 radnih procesa, uspostavljena ovjera potpisa i prepisa, pisarnica sa svim potrebnim koracima od prijema, dodjele protokolnog broja, dodjele IKT broja, kreiranja omotnice spisa, prosljeđivanje u rad po službama Ugovornog organa, rad u službama Ugovornog organa, slanje i primanje elektronske i fizičke pošte, elektronsko arhiviranje predmeta, te su napravljeni zakonski obavezni izvještaji za kancelarijsko poslovanje.
ŠTA KAŽE OPĆINA NA ŽALBU
Na žalbu firme Gama System izjasnila se Komisija za javne nabavke roba, radova i usluga Općine Novo Sarajevo i konstatovala da je žalba neosnovana. Također, Uredu za razmatranje žalbi BiH predlaže se da žalbu odbije u cjelosti.
Analizirajući navode iz žalbe, izražavaju sumnju u namjeru Gama System da u predmetnom postupku javne nabavke učestvuje kao ponuđač.
“Ugovorni organ je stekao dojam da žalitelj ima interes da poništi postupak javne nabavke ili kako je zatražio, da ugovorni organ iz predmeta nabavke izuzme rješenje za document management system, a kako bi se ugovomi organ opredijelio za održavanje ranije implementiranog rješenja, a namijenjena budžetska sredstva utrošila u dodjelu ugovora vlasniku softverskog rješenja po principu ekskluziviteta u pregovaračkom postupku bez objave obavještenja. Ugovorni organ bi se time opredijelio za trošenje budžetskih sredstava u manje transparentnom postupku, u kojem bi se isključili ostali potencijalni ponuđači iz otvorenog tržišta predmetnih roba”, navodi se u izjašnjenju Općine na žalbu u koju smo imali uvid.
S druge strane, Gama System u potpunosti odbacuje navode da im je cilj poništiti postupak javne nabavke.
“Odgovorno tvrdimo da firma koja je proizvođač rješenja Gama System eDocs5 koji je u primjeni u Općini Novo Sarajevo, ni u jednom retku svoje žalbe nismo spomenuli pa ni pomislili na ovako nešto. Mi kao firma imamo svoje partnere u preko 10 zemalja svijeta, pa tako i u BiH, ovako nešto nikada nismo, niti ćemo uraditi, zbog toga se između ostalog i žalimo na ovaj tender”, ističe.
Komentarišući navode Općine Novo Sarajevo da su tokom korištenja implementiranog sistema u određenom, ali ne i u potpunom kapacitetu, imali određene nedostatke za softversko rješenje koje novom nabavkom žele otkloniti, iz firme Gama System kažu da oni, kao ni njihov partner Fixit d.o o nikada nisu dobili niti jedan zahtjev niti reklamaciju na isporučeno rješenje.
“Baš naprotiv samo pohvale i to smo i dostavili u prilogu naše žalbe”, ističu.
Pored toga, u Općini Novo Sarajevo podsjećaju na činjenicu da je tehnička specifikacija za pomenutu javnu nabavku pripremljena prije pet godina, te da je u proteklom periodu, tokom korištenja implementiranog sistema u određenom, ali ne i potpunom kapacitetu, ugovorni organ primijetio određene nedostatke u ranije traženim zahtjevima za softversko rješenje za koje nije mogao znati prije početka implementacije, a koje novom nabavkom želi otkloniti.
Mešić navodi da je poslije isteka postgarantnog perioda od 12 mjeseci, bezbroj puta kontaktirao Općinu Novo Sarajevo sa namjerom da demonstrira, dodatno obuči i prilagodi sistem novo nastaloj situaciji, tj. promjenama koje su uslijedile nakon dolaska novog načelnika Hasana Tanovića.
Ipak, kako kaže, u Općini Novo Sarajevo su se oglušili i nisu nikada dobili priliku demonstrirati mogućnosti sistema novoj upravi, kao ni prijedloge za lakše daljnje digitalizirano poslovanje.
“Od kada je došao novi načelnik općine nismo dobili priliku prezentirati naše rješenje i eventualno nešto promjenuti po njegovim zahtjevima. Nikada nismo dobili ni jedan službeni zahtjev da se nešto treba promijeniti, da nešto nije ok. Ono što je posebno važno je da u trenutnom dokumentnom sistemu koji je u primjeni ima 1,2 miliona dokumenata i niko me nije ni zašta kontaktirao. Pitanje je šta imaju namjeru raditi sa tim dokumentima”, govori rezignirani Mešić.
OPRAVDANOST NABAVKE
U Općini Novo Sarajevo navode da cilj nabavke zaštita dokumentacije u papirnoj i digitalnoj formi, te efikasno obavljanje redovnih aktivnosti i stvaranje pretpostavki i tehničkih uslova zа uvođenje digitalnih procesa i servisa prema fizičkim licima i pravnim subjektima koji su korisnici usluga ugovornog organa.
Zahtjevi i dokazi definisani tenderskom dokumentacijom, a koje je Gama System u žalbi naveo kao “diskriminatornu”, postavljeni su sa interesom da se ugovorni organ uvjeri da ponuđač i arhivski prostor ispunjavaju minimalne standarde i preduslove za arhiviranje povjerljive dokumentacije, a ne kako bi se vršila diskriminacija ponuđača.
“Ugovorni organ je svjestan da je predmet nabavke postavIjen na način da određeni broj potencijalnih ponuđača u svojoj djelatnosti ne pruža usluge koje su predmet javne nabavke, ali da je ostavio mogućnost da ponudu dostavi grupa ponuđača koja kumulativno ispunjava uslove za tehničku i profesionalnu sposobnost”, navode iz Općine Novo Sarajevo.
USLOVI I LOTOVI
Inače, da bi učestvovali na ovom tenderu, trebate između ostalog imati i ovo:
Cloud infrastruktura udaljena najviše 1km od Općine Novo Sarajevo; certifikat ISO 9001; certifikat ISO 27001; certifikat ISO 22301; Sistem u BiH treba da ima referencu gdje treba da se koristi u cloud okruženju sa najmanje 2.500 imenskih korisnika i najmanje 10 različitih organizacija istovremeno; trebate dostaviti polisu osiguranja profesionalne odgovornosti na iznos od minimalno 500.000,00 KM za period trajanja okvirnog sporazuma u roku od 15 (petnaest) dana; Ugovor o zakupu i zemljišno-knjižni izvadak ili zemljišno-knjižni izvadak ukoliko je ponudač vlasnik Objekta; Upotrebna dozvola za objekta;
U skladu sa navedenim Gama System predlaže, da ugovorni organ podijeli nabavku na LOT-ove
LOT 1. Fizička pohrana i skeniranje dokumenata
LOT 2. Zakup Cloud Infrastrukture
LOT 3.Održavanje lokalnih računara
Također, predlažu da se iz nove nabavke izuzme nabavku DMS rješenja, opisanu kao DMS modul, RMS modul / Certificirani digitalni arhiv i BPM modul jer isto već posjeduje u vlasništvu.
Općina Novo Sarajevo smatra da podjela na lotove nije moguća jer traže integrisano. tj. cjelovito rješenje zbog osiguranja optimalnih troškova i jasne odgovornost za zaštitu dokumenata u papirnoj i digitalnoj formi.
“Tražena usluga mora obuhvatiti sve segmente upravljanja dokumentacijom i u vezi sa tim ugovorni organ ne želi imati jedan proces ugovoren sa više različitih dobavljača po segmentima upravljanja dokumentacijom, odnosno potrebe zbog kojih je nabavka pokrenuta ne bi mogle biti zadovoljene podjelom postupka javne nabavke na LOT-ove”.
Rok za preuzimanje tenderske dokumentacije je 17.01.2023., a konačan ishod nabavke ćemo naknadno objaviti.
